Uusia ohjeistuksia seuroille/yhdistyksille Julius-varauskalenterin käyttöön
Seuroilla ja yhdistyksillä on tällä hetkellä luotuna useammat käyttäjätunnukset Julius-varauskalenteriin seuraa/yhdistystä kohti, joka vaikeuttaa niin laskutusta kuin myös vuorojen, varsinkin vakiovuorojen, kirjaamista kevät- ja syyskausien alkaessa. Olemme päättäneet sen takia ottaa käyttöön uuden toimintatavan, johon liittyen tässä muutama ohje:
- Touko-kesäkuun 2020 vaihteessa poistamme järjestelmästä kaikki vanhat seurojen ja yhdistysten nimissä olevat tunnukset.
- Pyydämme jokaista yhdistystä luomaa KESÄKUUSSA 1.-7.6.20 välisenä aikana yhdet uudet tunnukset, joilla kaikki seuran/yhdistyksen varaukset tästä eteenpäin tehdään. Seuran/yhdistyksen sisällä kaikki käyttävät samaa tunnusta.
- Rekisteröidessänne uuden tunnuksen pyydämme tarkistamaan, että kaikki tiedot tulevat täytettyä ja että ne ovat oikein.
- Asiakkaan nimi-kohtaan laitetaan seuran/yhdistyksen nimi.
- Yhteyshenkilö-kohtaan (paina ’vaihda’) kirjoita seuran/yhdistyksen sen henkilön nimi, joka pystyy välittämään vuoroihin ja muutoksiin liittyvää asiaa muille seuran/yhdistyksen jäsenille esim. WhatsAppin kautta.
- Kirjoita rekisteröitymislomakkeeseen osoitetiedot sekä vasemmanpuolimmaisiin että oikeanpuolimmaisiin kenttiin. Laskutusjärjestelmä ottaa tiedot laskulle oikeanpuoleisesta kentästä.
- Jos siis varaat vuoron, joka on tarkoitus seuran/yhdistyksen maksaa, tee se tällä seuran/yhdistyksen omalla tunnuksella, ei valmentajan omalla tunnuksella/nimellä!
- Huomioi erityisesti vakiovuorohaussa Webropolissa keväällä ja syksyllä, että kirjaat seuran/yhdistyksen vuoron seuran/yhdistyksen nimellä. Vuoron vastuuhenkilöksi voit merkitä vuoron valmentajan ja hänen yhteystietonsa, niin kirjaamme ne Juliukseen vuoroja merkittäessä muistiin. Tieto muutoksista vuoroissa tulee kuitenkin edelleen sille yhteyshenkilölle, joka on tunnusta luodessa merkitty yhteyshenkilöksi!
Lisätietoja Julius-varauskalenterin käytöstä antaa vapaa-aikasihteeri Heini Perttula, heini.perttula@ii.fi tai p.050 3950 498.